第一章 总则
第一条 为进一步加强校友档案工作制度化、规范化、标准化建设， 有效保护和利用好校友档案，规范校友总会日常管理，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》有关规定，结合工作实际，特制定本办法。
第二条 归档的文件材料要求完整、准确，并及时分类整理、立卷、归档，材料应妥善管理，不得丢失或损毁。
第二章 归档范围
第三条 上级主管部门的政策文件：
1.上级主管部门颁发的本会应贯彻执行的法规性文件，以及重要会议精神与文件材料；
2.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的影像、音视频等材料；
3.上级主管部门和有关单位颁发或出具的各种有效证件及凭证等。
第四条 本会开展工作的文件材料
1.本会成立、合并、更名、换届、终止，启用印章、章程、制度等重要文件资料；
2.本会召开理事会、会员代表大会等的会议文件（方案、总结、报告、纪要等），以及各种音像材料；
3.本会年度工作计划与总结等材料；
4.本会的请示与上级部门的批复文件；
5.本会颁发的各种正式文件；
6.本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
7.反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
8.其他具有保存价值的文件材料。
第三章 档案管理
第五条 校友总会档案工作实行“分工负责、分级整理和归口管理”。杭州科技职业技术学院校友总会秘书处和各二级校友组织负责及时收集、整理和报送本单位校友工作相关档案。
第六条 杭州科技职业技术学院档案室是校友档案统一管理机构，负责归档后的校友档案管理与服务工作。
第七条 校友总会秘书处是学校校友总会档案建立、未归档档案管理、年度档案归档报送工作的责任单位，具体负责校友档案资料的收集整理、分类立卷、日常保管、年度归档等工作。
第八条 各二级校友分会于年度工作结束后，及时将本分会年度校友工作相关档案整理分类立卷后报校友总会秘书处；校友总会秘书处结合校级层面的资料，并按照《杭州科技职业技术学院（杭州广播电视大学）档案立卷部门、归档范围和保管期限规定》要求进行分类整理立卷后，移交校档案室（含纸质档案和电子档案）。
第九条 校友档案的使用严格按照杭州科技职业技术学院有关档案管理办法实施。
第四章 附则
第十条 本办法由杭州科技职业技术学院校总会秘书处负责解释，自发布之日起执行。